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タイトル:CSVファイルデータ提出で発生するLIFEのエラーを解説します

 

■LIFEとは?

   厚生労働省「科学的介護情報システム(LIFE)」HPより

LIFEとは、介護施設で行っている利用者様のケアの内容や計画をインターネットから一定の様式で入力し、その結果を厚生労働省で分析し、フィードバックを行うという仕組みです。介護施設ではこれを活用しケアの質の向上に取り組むことが可能となります。介護現場ではケアを行う際に計画書を作成し、計画書に基づいてケアが行われます。またケアによって利用者さまがどうであったかを踏まえて計画を見直すことでより良いケアができるようにすることが重要となります。この一連の流れを推進するために厚生労働省がこのような仕組みを構築しました。この仕組みは令和2年にCHASEという名前でスタートしましたが、令和3年4月よりリハビリテーション分野で先行して運用されていた同様の仕組みであるVISITと統合されLIFEとなりました。

LIFEを活用した場合のメリットとして

  • 全国で統一された仕組みで介護におけるビックデータが取得できる
  • 厚生労働省からのフィードバックによりケアの質の向上につながる
  • 計画・評価・実行のPDCAを効果的に実行できる
  • LIFEにとりくんでいる事業所に対して加算がある

LIFEの実際のやり方について

 「科学的介護情報システム(LIFE)」ログイン画面より

LIFEの活用には、インターネットに接続されたパソコンが必要です。パソコンからLIFEのサイトを開いて新規利用申請を行うと、LIFEを利用するための「起動アイコン」のダウンロード方法やログインID・パスワードなどの必要情報が記載された書面が厚生労働省から送日されて、LIFEの活用ができるようになります。LIFEではデータを登録する職員の登録をしたうえで、利用者さまの登録を行い、介護サービスやケアの状態に関するデータを入力します。なおLIFEでは、利用者さまに関するデータ登録は介護記録ソフトに記録しているデータを取り込む「CSV取り込みによる登録」と、画面上からの手入力で行う「入力フォームからの登録」の2種類の方法があります。

具体的なLIFEへのやり方

①LIFEへの利用申請

LIFEを利用するにはまずLIFE公式Webサイトから利用申請を行う必要がございます。
利用申請を行うと、利用するのに必要なID,パスワードが記載されたはがきが届きます。

      LIFE操作説明書より

②ユーザー登録

LIFEをご利用するユーザーは、「管理ユーザー」と「操作職員」の2種類に分かれます。

管理ユーザー:厚生労働省から各事業所に管理ユーザーのIDが1つ配布されます。管理ユーザーは操作職員、記録職員、介護サービス利用者の管理を行うことができます。

操作職員:様式の入力を行うことができるユーザーです。管理ユーザーによって「操作職員」のIDの登録を行います。

        LIFE操作説明書より

③利用者登録

介護サービス利用者の登録は、入力フォームからの登録とCSV取り込みによる2種類がございます。

入力フォームからの登録

必須項目を中心に手入力で進めていく。
LIFE操作説明書より

CSVファイルからの取り込み

①トップ画面から「外部データ取込」を選択
LIFE操作説明書より
②参照ボタンを押し、LIFE対応ソフトなどから出力したCSVファイルを選択する。
LIFE操作説明書より

 

③取込ボタンを押す
LIFE操作説明書より

④様式情報の入力

入力フォームからの登録

①トップ画面から「様式情報管理」を選択します。
LIFE操作説明書より
②サービス種類を選択します。
LIFE操作説明書より
③ケア記録の様式情報を登録する介護サービス利用者の利用者IDをクリックします。
LIFE操作説明書より
④登録する様式のタブをクリックし、「新規登録」ボタンを押す。
LIFE操作説明書より
⑤登録する様式の情報をパソコンで打ち込み、終わったら「登録」ボタンを押す。
LIFE操作説明書より

CSVファイルからの取り込み

①トップ画面から「外部データ取込」を選択します。
LIFE操作説明書より
②参照ボタンを押し、LIFE対応ソフトなどから出力したCSVファイルを選択する。
LIFE操作説明書より
③取込ボタンを押す
LIFE操作説明書より

■LIFEの必須項目とは?

LIFEではそれぞれの加算ごとに提出が必須な項目があります。しかし、画面上ではどの項目が必須項目なのかが分かりません。
加算ごとに項目を分けていますので、事業所で取られている加算の部分の必須項目をチェックして頂ければと思います。

①科学的介護推進体制加算

・障害高齢者の日常生活自立度及び認知症高齢者の日常生活自立度
・ADL(BI)
・栄養評価日
・身長
・体重
・口腔の健康状態(通所系)
・誤謬性肺炎の有無
・認知症の診断
・DBD13 5項目(日常的な物事に関心を示さない、特別な事情がないのに夜中起き出す、特別な根拠もないのに人に言いがかりをつける、やたらに歩き回る、同じ動作をいつまでも繰り返す)
・Vitality index 1項目(意思疎通)

②個別機能訓練加算(Ⅱ)

(1)生活機能チェックシート
・評価日
・介護度
・ADL
・IADL
・起居動作

(2)個別機能訓練計画
・障害老人の日常生活自立度
・認知症老人の日常生活自立度
・病名(発症日も)
・目標達成度(短期・長期共に)
・目標(機能、活動、参加)(短期・長期共に)
・プログラム内容(頻度・時間も)

③口腔機能向上加算(Ⅱ)

・全ての項目の入力が必須

④栄養アセスメント加算

・経口維持加算の項目以外の全て

⑤ADL維持等加算

・全ての項目の入力が必須(初月・7カ月対象はどちらかにチェック)

■CSVファイルのデータ提出とは?

LIFEに情報を提出する方法は、ご紹介した直接LIFEに入力をしていく方法とCSVファイルにデータ化して提出する2種類の方法がございます。LIFEに提出する情報をデータ化することによって一括での提出が可能になり、LIFEに入力をする手間を省き業務効率化に繋がります。しかし、情報をデータ化することは簡単にできることではないのでほとんどがソフト会社と契約をしてLIFEに提出をしているのが現状です。

〇CSVファイルのデータ提出のメリット
・一括で情報を提出することができる
・直接LIFEに入力をするより効率的
●CSVファイルのデータ提出のデメリット
・費用がかかる(ソフトを利用するため)

■LIFEへのデータ提出を必要とする加算

①加算取得にあたりLIFEへの入力が全員分必要な加算

  • 科学的介護推進体制加算
  • ADL維持等加算
  • 栄養アセスメント加算
  • 自立支援促進加算
  • 褥瘡マネジメント加算
  • 排泄支援加算

②加算取得にあたりLIFEへの入力が該当者のみ必要な加算

  • リハビリテーションマネジメント加算
  • 個別機能訓練加算
  • 口腔機能向上加算
  • 口腔衛生管理加算

■提出の期限などについて

3か月に1回などの場合は、2か月間入力がなかった場合でも当該3か月は算定が可能とみなす。

科学的推進加算など6か月に1回に全員分の様式のデータを入力し、フィードバックをもらうことになります。

■LIFEについて動画はこちら

タイトル:CSVファイルデータ提出で発生するLIFEのエラーを解説します

タイトル:LIFEがこんな簡単に⁉CSVファイルデータ提出と画面からの入力を徹底比較!

■LIFEで加算取得をした場合(モデル店舗:ベストリハ株式会社デイサービス25店舗)

(2021年5月時点)

①加算取得率:

個別機能訓練加算(Ⅱ):92%

口腔機能向上加算(Ⅱ):48%

栄養アセスメント加算:42%

ADL維持等加算(Ⅰ):17%

ADL維持等加算(Ⅱ):51%

科学的介護推進加算:84%

②加算取得で毎月得られる金額

報酬改定前 単価 ①11,110円

⇒報酬改定後 単価 ②11,265円 ← 155円up

③シュミレーション

(定員30名の事業所の場合)

①報酬改定前の1か月の収入

定員30名×営業26日×単価11,110円=8,665,800円

②報酬改定後の1か月の収入

定員30名×営業26日×単価11,265円=8,786,700円

① - ② = 120,900円up

④加算取得における事業者の声

  • 計画書の変更と追加と新たな追加資料の作成業務が増えた

(個別機能訓練加算、口腔機能向上加算、栄養改善加算、口腔栄養スクリーニング加算、入浴介助加算、栄養アセスメント加算)

  • アセスメント項目が圧倒的に増加

■2024年の医療・介護同時法改定にむけて

2024年4月の報酬改定の予想

・単価が下がる

2021年4月の報酬改定ではコロナウイルスの影響などで奇跡的に単価が上がりましたが、2024年4月の報酬改定に関しましては、医療保険と介護保険の同時改定となるので、国が単価を下げるタイミングであると予想されます。

・LIFEの重要性が高まる

2021年度の報酬改定でADL維持等加算が10倍になったというように、2024年度の報酬改定ではデータ化・IT化を推奨している世の中に介護業界も対応していく姿勢が国から見えるので、「LIFE」に関する加算が10倍になっていくようなことも予想できます。さらに、「LIFE」とは事業所の成果を国に提出するようなものなので、いい結果を出している事業所が評価され報酬を与えたりするようになるかもしれません。

次回の報酬改定に向けて対策することは?

・重度化対応

少子高齢化が進んでいる日本において体の状態が軽度な利用者に関しましては、利用を制限したり、単価が低くなっていく可能性があります。なので、軽度の利用者が多い事業所は今後少し厳しい状況に陥るかもしれません。特浴の設置など重度の利用者も受け入れることができる体制を整えていく必要があるでしょう。

・状態の改善結果を上げていく

「LIFE」が始まり、どれだけ利用者の状態が改善できているかもチェックされていきます。利用者の状態の改善率を上げるためにはリハビリの時間をよりしっかり設けていくことが必要だと思います。しかし以上のことを実践するとなると…

作業量が格段に増える

人員を増やすor業務効率化upが必須

ただし、人員を増やすとなるとかなりコスト・育成にかかる時間が増えてしまいます。となると、業務効率を上げていくことが最も合理的な手段になるでしょう。

■業務を効率化するには?

業務の効率化を進めるにあたって、まず現状の業務に優先順位を決めていきましょう。例えば、利用者様と接する時間・リハビリなど事業所の成果に関する業務は優先順位は高い業務になります。重度化対応や利用者様の状態の改善率を上げていく必要があるので利用者様と直接関わる業務を効率化するには難しいと思います。
なので、計画書の作成や書類面などの業務の効率化を進めていくのが現実的になっております。弊社ではこのような取り組みを行っていますのでご参考にしていただければと思います。

 

■LIFE対応計画書作成ソフト「はやまる」について

弊社が運営する計画書作成ソフト「はやまる」は4月の法改定に迅速に対応し、様々な事業所が今回苦戦したLIFEへの提出もデータで取込を行うことで効率的に行うことができました。はやまるで作成した計画書を元にLIFEへ提出する情報をデータ化するので、再度LIFEへ入力する手間を大幅に省くことができます。

 

はやまるからLIFEへの提出方法のイメージ

①対象月を選択し、ファイルを作成するをクリック
はやまるより
②LIFEに提出する加算ごとにCSVファイルが作成される
③管理者アカウント・操作職員アカウントでそれぞれ「利用者情報」「様式情報」の取込を行う
LIFE操作説明書より

ここまでの作業でなんと5分ほどでLIFEへの提出が完了します。

はやまるおすすめポイント

 

①簡単に計画書作成・LIFE提出が行えるように「はやまる」はほとんど選択式やチェックを入れるのみで計画書を作成できるのでパソコンはちょっと苦手という方でも不安はありません。

②導入された際の初期サポートとして利用者の登録や操作サポートも手厚く行っておりますのでぜひご活用ください。

③はやまるの料金は「利用者(計画書を作成した)の人数×100円」という他の計画書作成ソフトよりも圧倒的に低い価格設定をしております。

④初期費用・解約手数料などもかからず導入初月も無料なので、一度試してみたいという方も安心してご利用できます。

また、はやまるをご利用になっていないお客様でもLIFEについて知りたいという方は自社で店舗を運営している弊社に問い合わせて頂ければお答えすることもできます。LIFE公式のヘルプデスクは大変込み合っていますのでぜひ活用してみてください。

お問い合わせ先

TEL:03-6284-4363

メールアドレス:support@hayamaru.jp

■デイサービスでの加算取得・LIFE対応・運動データの活用・書類の電子化や業務改善を検討している方へ

弊社は、都内でデイサービスを25店舗以上も運営を行い、デイサービス運営を元に作られた計画書作成支援ソフト「はやまる」を販売しております。おかげさまで販売から全国300以上の事業所さまにご活用いただいております。「はやまる」では法改正などにも対応し、計画書作成の業務改善だけでなく、運動データの蓄積、電子署名などもご活用いただけます。加算取得・LIFE対応で増える業務量を「はやまる」を活用して改善してみませんか。
リンク:https://hayamaru.jp/