埼玉県へ３つの老健、３つの病院を展開する、医療法人社団 明雄会。
その中で、「笑顔でつなぐ、あなたの望むところまで」を理念に、“明るく家庭的な雰囲気の中で心のこもった温かいケア”を提供している老健施設、エスポワール岩槻店にインタビューさせていただきました。
エスポワール岩槻店では通所リハにて「はやまる送迎」をお使いいただいています。送迎業務で多くの時間をとられてしまい残業が当たり前化していた中で、どういった改善がされたのでしょうか。
ソフトの選定に携わった主任の梅岡様、実際に送迎業務を中心になって行っている阿部様・織田様に、導入の経緯やはやまる送迎を活用するメリットなどのお話を伺いました。
送迎業務で残業するのがあたりまえに
――まず、御社の事業内容をお教えいただけますでしょうか。
梅岡さん（以下、梅岡）：私たちは岩槻区で施設を運営しており、地域に密着している在宅支援施設のなかで「居宅支援」「通所リハ」「短期入所」「入所」と、分け隔てなく様々なサービスを複合的に提供しています。
ご自宅からリハビリに通っていただいたり、退所した後でも生き生きとしてこの地域で暮らせるようケアを充実させ、在宅生活への復帰をお手伝いしております。
――運営をされるなかで、どういったお困りごとがきっかけではやまる送迎の話を聞こうと思ったのでしょうか？
梅岡：まず、初めてはやまる送迎を知った当時にいた通所リハの職員が、送迎から帰ってきてから実績の打ち込みや新規契約利用者様の送迎順を組んだりなどで毎回2～3時間の残業をしていました。何とかこの残業を無くして定時に帰れないかと思ったのが１点目です。
また、その後に当社の阿部（現送迎表担当）が通所部門にヘルプに来てくれたのですが、この辺の地域やルートの把握がなかなか難しかったため、住所をどう効率的に把握できるだろうかと思ったことが２点目です。
阿部は当時から送迎業務でつらい思いをした１人でした。元々の送迎担当職員と阿部との情報共有もなかなか上手くいかず困っていた部分を、いかにルートを可視化することで楽にしてあげられるかと考えていたときに「はやまる送迎」のHPを見て事務長に掛け合ったのが最初でした。
――他社ソフトもある中で、はやまる送迎にメリットを感じたことはどんなことがありましたか？
梅岡：画面上のマップで家の地点や方向、エリアごとにどれだけの利用者様が来るのか把握できるというのがメリットと感じました。ただ、なかなかそこに大きいコストはかけられず、いかに低コストで運用していけるか考えた結果がはやまる送迎でした。
――導入前に不安だったことはありましたか？
阿部さん（以下、阿部）：そうですね。導入前は、自動作成やマップ確認ができたので、導入前の不安はあまりありませんでしたが、やはり私たちが使いこなせるのかということはすごく不安でした。
――実際、導入後ではどうでしたか？
阿部：導入した後は、施設にレクチャーに来ていただいたり、操作性的にもあまり難しいようには感じませんでした。なので、比較的導入後はスムーズだったと思いますよ。また、マップ上のルートが色分けされるので、新規の利用者様が入られた際が分かりやすくなりました。やはりそこに時間がかなりとられていたので…。
ソフトに全てを求めない！
業務をはやまる送迎に合わせて再構築することにより業務の標準化、簡素化を実現
――現在の活用方法はいかがですか？
織田さん（以下、織田）：朝の送迎時と帰りの送迎時にそれぞれベストリハタブレットを活用して都度実績打ち込みしたりしてます。あとは、お昼ぐらいに帰りの送迎表や次の日の送迎表を組んでいますね。
阿部：フロア内では、見守りをしながらタブレットで送迎表のコピー機能で作成したり、微修正をしたりして作り込むことが多いです。
梅岡：比較的そこで残業はなくなりましたね。前までは、普段の介護実績周りやケアなどにプラスで送迎業務に時間をかなり割いていたので、いろいろ重なる月末あたりは21時ごろに帰るというのが当たり前になっていました…。
――感じている導入効果はどうですか？
梅岡：ペーパーレスになるのはすごく大きかったです。手書きだと忙しい中でなかなかきれいに書き切ることは難しいので。今まではエクセルのシートにボールペンで書き込んでたりしてましたが、その時間やミスがなくなるのは大きいなと感じてます。
阿部：画面内でマップ表示しながら送迎表作成できるのがありがたいです。新規の利用者様が来られるとなった際は、その方が乗車する送迎車の他利用者様ら皆の順序がずれてくるので、今までは具体的にどこの順番に組み入れればよいかをGoogleMapで検索して探し出すのがすごく大変でした。
――今はもうその時間はなくなってますか？
阿部：一応、新規で契約になった利用者様の家の特徴や場所は最初確認のためGoogleMapでチェックは行いますが、それ以降は既存のルートの延長線なのでそこまで毎回毎回Googleで確認することはなくなりましたね。
梅岡：ルートの“正面なのか”、“迂回するのか”などで時間は多少システムと相違する部分はどうしても出てきますけど、考え方１つなんだと思います。
送迎システムに全部を頼ろうと思ったら、すべてのデータが補正されるような完璧なものが必要だと思うんですけど、可視化をしっかり行うという改善の取り組みをするのであれば見合ったソフトはあると個人的には思っています。
阿部：結局ドライバーによって通るルートが違うんですけど、それぞれのドライバーが考えて運転してくれてますね。
織田：各ドライバーが渋滞状況などを考えて臨機応変に運転するルートを変えてたりします。
梅岡：やはりそれをデータで保存できるのがとても重要だと考えてます。GoogleMapでルートを調べても何人分もルートが残るわけではないので、都度調べることを考えると保存されたデータを活用するほうがやりやすいですね。
――ありがとうございます。他のご検討いただいている方へはやまる送迎をお勧めするとしたらどういった部分を推奨しますか？
阿部：やはりルートが色分けされてマップで可視化されるのが良いところだと思っています。日によって利用者様の休みが多くなる日があって、修正を行う際に臨時的に近いルートや同じ送迎車に乗せられる利用者様の判断や調整がとてもしやすいです。慣れて頭の中で地図を広げられるスタッフばかりではないので、パッと見て作りやすいのはすごく助かっています。
織田：あと、役に立っているのが、帰りの送迎を組むときに「この利用者様を5人並べたときにトータルでどれだけ時間がかかるのか」というのがワンタッチで出せるのがすごくありがたいと思ってます。ここの営業時間は17：30までなので、その中で納めるために「この利用者様をこの送迎車に入れたらどれぐらいかかるのか」「この送迎車では時間がオーバーしてしまうかも」ということを割り出すのに時間がかからず出来ています。
梅岡：自分にとっては低コストというのがとても大きいですね（笑）
ソフト化をしていくのには必ず考えなければいけないことでもあるので。
この地域には エスポワール岩槻 があるということを
知っていただきたい
～通うことが困難でも日常生活が難しい利用者様の手厚いケアやご支援ができる体制を目指す～
――さいごに、今後の事業展開、方針をお教えいただけますでしょうか。
梅岡：まずは時代の流れに沿って行かなければいけないと思っています。今は厚労省や行政も“いかにICT化していくか”ということに振り切っているので、もし自分たちに合ったシステムで業務改善ができるのであれば積極的に取り入れていきたいというのが当施設の方針としてあります。
事業展開でいえば、訪問リハを展開していきたいと思っています。指定は降りているんですけど、展開までは諸事情で時間がかかっていてまだ展開できていないので、おうちでの生活に困っているのであれば訪問リハを活用しながら住み慣れた町で暮らし続けられるサポートができるよう、早く推進していきたいなと考えています。
そのためには、結果をだすために業務改善を行い、はやまる送迎のような少ない時間でも導入できるものをうまく活用しながら次のステージに進んでいきたいですね－。
インタビュー後期
エスポワール岩槻様は、はやまる送迎導入後のご活用の理解や浸透がとても速かったことを覚えています。
梅岡様を筆頭に、送迎業務を担当する阿部様、織田様がたの送迎業務を変革させるという思いの“本気度”は操作説明をさせていただいた最初のご訪問時から感じていました。
実際、操作説明時は今の業務フローがどう変わるのかをイメージしながらお聞きいただいていたため、厚労省が定義しているように、「今の業務フローをシステムに合わせて変える」というオペレーションの再構築が実現できたのだと個人的に考えています。
ぜひ、送迎業務の改善をご検討いただいておりましたら、はやまる送迎のことを知っていただき業務にどう合わせて改善できるのかご相談いただくことができますと幸いです。
~当施設は働きやすい環境作りのみでなく、大きさと綺麗さ、スタッフの手厚い対応に特徴がございます。ぜひ近隣でお困りの方がいらっしゃいましたらご利用をご検討してみてはいかがでしょうか~