デイサービスをはじめ、埼玉県さいたま市を中心に介護事業を幅広く展開するメディカルアシスト株式会社。「すべては誰かのために」という理念のもと、在宅介護などを利用しながら、誰もが住み慣れた地域で安心し長く暮らせるような街づくりに尽力しています。
「はやまる」を導入する前、各デイサービスでは個別機能訓練加算等を取得していましたが、アナログでの管理が多い状況にありました。不備やミスが発生するリスクを可能な限り低くし、より効率的に業務を行うために「はやまる」を導入したと言います。
今回は、事業部長を務める中山さんに、「はやまる」の導入経緯や導入後の効果についてお話を伺いました。
よりミスなく、効率的に加算管理できるようにしたい
―はじめに、御社の事業内容や中山さんの担当業務について教えてください。
中山さん：私たちは、埼玉県さいたま市を中心に、デイサービス・グループホーム・訪問看護ステーション・居宅介護支援事業所などを運営しています。デイサービスは地域密着型から大規模まで、半日型があったり7時間コースがあったり、地域のニーズに合わせて幅広く展開しています。2024年には春日部市、2025年には蓮田市に大規模デイサービスを出店する予定です。出店予定を含めると合計7店舗になるので、埼玉県のなかではデイサービスの店舗数が多いほうになると思います。
デイサービスでは、リハビリの提供体制を強化しています。レッドコード等の器具を取り入れるとともに、介護職員・看護師・機能訓練指導員が連携し、リハビリに焦点を当てたサービス提供を共同で行っているところが最大の強みです。
私は、事業部長として、デイサービスの事業展開を中心に担当しています。また、管理者も担っているので、数値管理等のデイサービス運営に関する管理業務も私の役割です。それと、毎日送迎にも駆り出されています。笑
―どのようなことがきっかけで、はやまるの導入を検討されたのでしょうか？
中山さん：通所介護のサービス内容としてリハビリに重点を置いていますと、個別機能訓練加算をはじめ、各種加算の管理が必要です。当然、弊社でも進捗管理表のようなもので管理を行っていました。けれども、計画書の作成が完了しているか逐一チェックするなど、アナログで管理しなければいけない状況で、、、。進捗管理に多くの時間を取られてしまい、生産的な業務に時間をかけにくかったのです。
また、書類業務に関して見落としがあったわけではないのですが、よりミスなく作業ができる体制を作りたいとも思っていました。書類や手続きにミスがあると返戻になってしまいますし、そのような事態を防ぐのに時間と労力をかけすぎれば他の業務がまわらなくなってしまいます。適切な手続きを踏んでいいサービスを提供しようとしているのに、手続きのためにサービスの質が落ちてしまったら本末転倒ですよね。そこで、「もっと簡単に業務を行えるシステムがあれば」と思っていたところ、「はやまる」導入のお話をいただいたのです。
―はやまるのほかに検討された介護ソフトはありますか？
中山さん：他社の介護ソフトに興味がなかったわけではありません。しかしながら、弊社では「リハビリ関連の加算取得・進捗管理を簡単に行いたい」という目的が明確だったので、他社の話を聞いたりデモを使ったりせず、「はやまる」の導入を決めました。
「はやまる」は、タブレット内臓のアプリを使い、質問形式でヒアリングしていけば各種計画書を作成することができます。計画書作成に至るまでの流れが非常にスムーズなので、「ICT機器に不慣れなスタッフにも使いやすそう」といった感じで、操作性をとても魅力に感じました。
書類業務の時間が大幅に短縮、現場のサービス品質がアップしたように感じています
―導入後の効果はいかがでしょうか？
中山さん：管理者としては、書類作成の進捗状況がパソコン上でパッと見てわかることで、チェックにかかる時間が少なくなりました。また、「はやまる」にはアラート機能も付いているので、いつ、何をすべきか楽に判断でき、管理業務の負担も減ったように思います。
現場のスタッフとしては、書類作成にかかる時間が大幅に短縮され、業務効率がアップしました。「はやまる」はタブレットでいつでもどこでも作業することができるので、スタッフとしても利用者様にヒアリングしている時であったり、空き時間であったり、時間を有効活用しやすいのではないでしょうか。書類作成にかけていた時間を圧縮できたことで、利用者様と向き合える時間が増え、サービスの品質が上がったように感じています。
―計画書を作成する時に、特に助かっていると感じる部分はどこでしょうか？
中山さん：利用者様へのヒアリングから計画書を作成するまで、一連の流れがわかりやすいことです。おそらく、「この順番で作業すると書類が作成しやすい」とシミュレーションした上で「はやまる」を作られたのか、わかりやすくエスコートしてくれるところに親切心を感じます。
また、弊社では、機能訓練指導員が中心となってアセスメントを行っています。利用者様の人数が多くなるほど事務負担も増えていくので、迷わず明確に作業できるのは、専門職の事務負担も減らせて非常に助かっています。
―他の事業者様にはやまるをお勧めするとしたら、どのようなところでしょうか？
中山さん：私の場合は、加算の書類作成や書類チェックのアラートといった機能よりも、導入後のサポート体制に一番魅力を感じています。「加算」といっても、取得に向けて準備するのは勇気がいるものです。どのような準備をすべきか、手続きに間違いはないか、手探りで進めていくからこそいろいろな不安が付いてまわります。
「はやまる」は、導入後に専門スタッフによる手厚いサポートが受けられます。機器やアプリの使い方はもちろんですが、社内に浸透させる方法や発生したトラブルへの対処など、幅広く相談に乗ってくれて、一緒に対応策を考えてくれます。
私たちはすでに加算を取得していた状況ではありましたが、これから加算を取得し、新たな一歩を踏み出そうとする事業者にとっては、二人三脚で進んでいけるサポート体制は非常に安心ではないでしょうか。
地域の皆様が住み慣れた場所で元気に暮らし続けられるよう、役に立ちたい
―最後に、今後の事業展開について教えてください。
中山さん：直近の事業展開としては、来年・再来年に大規模デイサービスの出店が決まっています。国の方針としても大規模デイを推奨していますし、私たちの得意としているところでもあるので、その部分を加速させ、より広いエリアに介護サービスを届けていきたいと考えています。
一方で、「すべては誰かのために」というのが、弊社の理念です。また、各施設のコンセプトを「充実した日常生活を送るためのリハビリ」としています。どのような事業を展開するにしても“人”のためになるよう取り組みたいですし、できるだけ長く住み慣れた地域で生活するだけでなく、“元気で過ごしてほしい”というのが私たちの思いです。
これから出店する地域を含め、そこに住む皆様の役に立っていきたいと思っています。