「株式会社山の上の仲間たち」は、高知県高知市でデイサービスや訪問看護ステーション・居宅介護支援事業所を展開しています。地域密着型通所介護を提供する「山の上のデイサービス」は、趣向をこらしたおいしい食事が評判で、地域の方々にも親しまれるデイサービスです。
山の上のデイサービスでは介護ソフトを導入していたものの、計画書の作成に時間がかかったり進捗管理に難渋したり、書類業務に課題を感じていました。そのため、書類業務の効率化やミス防止等を目的に「はやまる」を導入したと言います。
今回は、管理者の瓜生さんに「はやまる」導入後の効果やスタッフの反応についてお話を伺いました。
書類作成の負担軽減・業務標準化が課題に
―はじめに、法人の事業内容と瓜生さんの担当業務を教えてください。
瓜生さん： 法人としては、デイサービスと訪問看護ステーション、居宅介護支援事業所を展開しています。その中でも、「山の上のデイサービス」は地域密着型ということもあり、地元の方たちとも密接な関係を築きながらサービス提供しているのが特長です。理学療法士（PT）・言語聴覚士（ST）・柔道整復師が勤務しているので、どちらかというとリハビリや機能訓練を強化しているデイサービスだと思います。
利用者様には「ご飯がおいしい！」と評判です。調理師が事業所内で手作りした料理が300円で楽しめることもあり、「（山の上のデイサービスの）ご飯が食べたい」と言って来てくれる方も多いです。一番人気のメニューは“炊き込みご飯”。普段お弁当で食事を召し上がられている方も多いので、温かいお味噌汁やおかずをすごく喜ばれています。高知県ならではのお惣菜を提供することもあり、皆さん結構山盛り召し上がられますよ。笑
私は、デイサービス全体を管理するとともに、STとして利用者様に対するリハビリを担当しています。それ以外にも、畑作業が好きな利用者様と畑仕事をする、近隣の公園にみんなで屋外歩行をする、入浴介助を行う等、現場業務にも全般的に携わっています。
―はやまるを導入する前、どのような課題があったのでしょうか？
瓜生さん： 書類作成にかかる時間が長すぎ、業務効率が低くなっていました。以前は別の介護ソフトを使っていましたが、手入力が多かったので一つひとつの書類を作成するのにとても時間がかかったんです。
また、個別機能訓練加算や口腔機能向上加算等、各種加算に関する書類は専門知識が必要であったり、専門用語がたくさん使われていたりします。そのため、以前は、専門職以外の人たちが介護ソフトを操作しにくいという課題もありました。
それから、管理者としては、業務の進捗状況を確認しにくく書類の抜けも多い状況でした。手書きの「進捗管理表」を自作し、作成期限を計算しながら対応していましたが、すべての利用者様について進捗状況を完璧に確認するのは困難でした。
それで、もっと早く、選択式で簡単に書類作成ができる介護ソフトに切り替えたいと考えるようになったのです。
―他社の介護ソフトもある中で、はやまる導入の決め手は何でしょうか？
瓜生さん：もともと「はやまる」の存在を知ったのは、知人の紹介がきっかけでした。知り合いに「はやまる」の導入を検討していたデイサービス事業者がいたので、その方に「こんなところもあったよ」という風に教えてもらいました。
導入の決め手としては、まずは利用料が安価ことです。月額利用料100円（利用者人数×100円）は、私が知る中ではもっとも安いです。
機能としては、評価や目標等の入力が選択式になっているところに魅力を感じました。「業務の標準化」というのも介護ソフトを切り替える狙いのひとつだったので、「はやまる」の仕様は、誰にとっても扱いやすいように思えたんです。
あとは、タブレットで書類の電子署名ができることです。業務効率アップを考えると、書類を毎回印刷する手間が減らせるのもメリットに感じました。
選択式になったことで書類作成時間が短縮し、スタッフも「楽になった」と言ってくれています
―導入後の効果はいかがでしょうか？
瓜生さん：書類作成にかかる時間が大幅に短縮しました。特に、各種計画書が選択式になったことが大きいです。以前は手入力だったので利用者様1名あたり約30分かかっていましたが、「はやまる」導入後は5分ほどで書類を作成できるようになりました。LIFE（科学的介護情報システム）の支援コードも毎回調べる必要がなくなったので、だいぶ負担が減りました。
また、計画書を作成するのに目標やプログラム選定が選択式で入力できるようになり、スタッフも「使いやすくなった」と言っています。いろいろな選択肢がありますし、頭でじっくり考えなくても直感的に選択できるので。特に、理学療法士以外のスタッフにもわかりやすい選択肢になっているところがすごく助かっています。
あとは、書類作成の期限が迫るとアラートが出るのもわかりやすいです。必要な書類を忘れずに作成できるので、導入前よりも書類の抜けが減りました。
―新しいシステムへの移行に伴い、戸惑いやトラブル等はございましたか？
瓜生さん：正直なところ、システムの移行作業はやや手続きが複雑に感じられる部分もありました。それというのも、移行作業中は、以前のシステムと「はやまる」を同時並行的に使っていたからです。ただ、移行作業が完了した後はすぐに慣れて、「やりやすくなった」とか、「（業務が）楽になった」とスタッフみんなが言ってくれました。
利用者様の中には、「電子署名」のやり方に戸惑われる方もいました。書類を印刷する手間が減ったものの、文字が書きづらかったり、うまく書けなかったりする問題が発生したんです。そこで、書きにくさの対応方法として、スタッフが電子署名する利用者様の腕を支える、タブレット上で試し書きをしてからサインしてもらうといった工夫をしました。そうしたところ、皆さんうまく文字が書けるようになり、いまではすべての利用者様が電子署名しています。
ちなみに、高知県では、福祉用具業者の多くが電子署名を導入しています。そうした土地柄か、利用者様も電子署名に対する抵抗感が少なく、受入れが良好な印象です。実際にサインしてもらうのは、休憩時間や来所時が多いです。ご家族の名前が必要な方には、タブレットを持っていき送迎中にサインしてもらえるのも便利ですね。
―はやまるをご検討されている方がいたとしたら、どのような点をおすすめしたいですか？
瓜生さん：ひとつは、時間短縮できる点です。事務作業に費やす時間を減らせれば利用者様のケアやリハビリに集中しやすくなるので、サービスの質向上につなげやすいと思います。
もうひとつは、パソコンが苦手な人でも簡単に書類を作成できる、直感的な操作性です。書類を作成していく動線がイメージしやすいと言いましょうか。難しく考えずに、次に行うべき作業がわかりやすい点が、介護ソフトとしての大きな魅力のひとつに感じます。
買い物支援等、屋外での楽しみや訓練も積極的に取り入れていきたい
―デイサービスで取り組みたいこと等、今後の構想を教えてください。
瓜生さん：社長は、「スーパーへの買い物支援をやっていきたい」と言っています。私たちの事業所には移動スーパーが来てはいるのですが、週1回だけなので、その曜日以外の人たちは利用することができません。逆に言うと、買い物支援ができれば利用者様は屋外歩行訓練を兼ねてスーパーに行けますし、街の雰囲気を肌で感じながら買い物を楽しむことができると思うんです。そうした支援を取り入れていきたいと、よく話題にあがっています。
デイサービスの中で積極的に機能訓練する時間も大事にしつつ、実践形式で訓練できる機会も作り、利用者様がよりいきいき生活できるようサポートしたいと考えています。