株式会社ライフスタイルは、神奈川県厚木市で地域密着型の通所介護施設を2店舗展開しています。「リハビリデイサービスキャンタス」「リハビリデイサービスキャンタスⅡ中荻野」は、通所介護施設が密集する厚木エリアの中でも、機能訓練に特化した1日型のデイサービスとして地域住民やケアマネジャーに重宝されています。
株式会社ライフスタイルでは、以前より「はやまる」を導入し、計画書作成をはじめとする書類業務を行っていました。今回は、管理者の下平さんに「はやまる」を使った感想や効果等についてお話を伺いました。
入社してから初めて加算関連の書類を管理することに
―はじめに、御社の事業内容と下平さんの担当業務を教えてください。
下平さん：法人としては、 厚木市で地域密着型のデイサービスを2店舗展開しています。厚木市はデイサービスが密集しています。競争激しいエリアですが、私たちの事業所は、リハビリに特化した1日型のデイサービスで食事も入浴もできるということから、提供エリアでは比較的珍しい施設です。オリジナリティ溢れるメニューを作り込み、利用者様に合った機能訓練を提供していることが特長です。
私は、管理者として数値管理やスタッフのマネジメント等を行っています。現場の業務は、リーダー社員に一任し、解決できないようなことがあれば、直接現場に出向くというスタイルです。
管轄のデイサービスがオープンした当初から、スタッフ一人ひとりが主体的に動けるチーム作りに力を入れてきました。例えば、手持ちぶさたな様子の利用者様がいらっしゃったら、その場で何かしらの運動を提案するといったように。利用者様のために今何をすべきか常に考えながら、自身の判断で利用者様に気遣いや配慮できるよう指導教育しています。
―入社された時にはすでに「はやまる」を導入していたと伺いました。
下平さん：そうですね。入社時点で「はやまる」を導入していて、私自身はライフスタイルに来てから初めて介護ソフトを使用しました。実は、以前勤務していたデイサービスはほとんど加算を取得していない体制でした。ですから、「書類業務」と言えば、通所介護計画書を作成するのがメインだったんです。
ここに入社してからは、すぐに口腔機能向上加算や個別機能訓練加算といった加算関連の書類業務を一気に担当するようになりました。一応、管理者研修の中で加算の概要から介護ソフトの操作方法まで教えてもらいましたが。やはり、自分で評価し、実際に計画書を作るまでのフローを全部一人でやらなければならなかったので、当初はとても大変でした。
計画書を楽に作成できるようになり、とても助かりました！
―「はやまる」をお使いいただく中で便利に感じるところは？
下平さん：利用者様に対する最初のヒアリングを細かく入力すれば、その後の計画書類が全般的に5分くらいでできるのが本当に助かりましたね。
（通所介護）計画書の作成は、これまで利用者様の状態を評価した上で一言一句手打ち入力していたので、すごく手間がかかっていました。それが「はやまる」を使うようになってからは、居宅訪問時に利用者様が話された内容を打ち込むことで計画書が自動で作成されるので、作業負担が大幅に減りました。
―介護ソフトを利用するのが初めてになりますが、定着されるまではいかがでしたか？
下平さん：最初は大変でした。それというのも作成しなければならない書類が一気に増えたからです。
以前は通所介護計画書を1回作成すれば、介護保険証の有効期限が切れるまでは新たに計画書を作る必要がありませんでした。加算の書類となれば、数か月に1回のサイクルで作成することになるので、利用者様の人数が増えていくほど大変に感じていました。
私の場合は、「はやまる」を使い慣れるまで進捗管理表を自作して対応しました。一番左の欄に口腔機能向上加算や個別機能訓練加算等と記載し、1か月目・2か月目・3か月目にやるべきことを書いておいたんです。最初のうちはそれを見ながら毎月の書類業務を行い、慣れてきたら「はやまる」のみを使うようになりました。
いまは、自作した進捗管理表を全く使っていないです。新しく入社したスタッフにも一応進捗管理表を見ながら「はやまる」を使うよう教育していますが、みんなすぐに慣れて、「はやまる」のみで管理していますね。
―他の管理者様にはどのような点をおすすめしたいですか？
下平さん：先ほどの話と重複しますが、ヒアリング内容を入力すれば、わずかな時間で計画書を作成できることです。一つひとつ計画書を作成するのは大変ですが、ヒアリング内容を丁寧に入力すれば、計画書は本当にものの5分くらいで作成できます。
今後の法改正であったり、新たに作成すべき計画書が増えたりした時に「はやまる」が対応してくれれば、「入れておいて損はないよ」と、私なら営業トークすると思います。笑
店舗数を増やして地域社会の期待に応えたい
―最後に、今後の展望を教えてください。
下平さん：明確に決まっているわけではありませんが、3店舗、4店舗と増やしていき、地域の方々の受け皿になっていければと考えています。
また、居宅介護支援事業所の新規展開も検討しています。自社で通所介護と居宅介護支援を担うことができれば、より利用者様のニーズに沿ったサービスが提供しやすくなると思うからです。
いずれにしても、利用者様が安心して質の高いサービスを受けられるよう、今後とも邁進していきたいです。