株式会社N3ライフは、カラダラボのフランチャイズとして、北海道釧路市で短時間のリハビリ特化型デイサービスを3店舗運営しています。デイサービスでは機能訓練はもちろん、ご利用者様の生活背景を踏まえ、活動能力向上や社会参加促進を意識したサービスを提供しています。
『以前はアナログ管理で残業が常態化していた』と話すのは、カラダラボ釧路治水店の管理者である熊谷さん。「はやまる」の導入がきっかけで、書類管理をはじめ全般的な業務改善を実現できたと言います。今回は、熊谷さんに導入後の効果について詳しいお話を伺いました。
書類のアナログ管理で残業が常態化
―はじめに、御社の事業内容と熊谷さんの担当業務を教えてください。
熊谷さん：当法人は、「カラダラボ釧路治水」「カラダラボ釧路武佐」「カラダラボ釧路鳥取」と、3つのリハビリ特化型デイサービスを展開しています。ご利用者様の生活に焦点を合わせ、日常生活につながるリハビリを提供しています。
私は、3店舗のマネジメントやICTの利用促進に関する業務を担当するほか、カラダラボ釧路治水の管理者も務めています。デイサービスの管理者というところで、計画書の策定や各種加算の管理など、施設運営に関わることを全般的に行っています。
また、いま特に力を入れているのが働きやすい職場づくりです。スタッフの出退勤や有休管理が中心ですが、一人ひとりのワークライフバランスを考え、無理なく働ける体制がつくれるよう努めています。
―どのようなお困りごとがあって介護ソフトをご検討されたのでしょうか？
熊谷さん：最初のきっかけは令和3年度の介護報酬改定でした。LIFE（科学的介護情報システム）関連加算が創設されたことで、それを取得するために介護ソフトの導入を検討しました。
また、同時期に（ご利用者様等に対する説明の）書類の電子化が認められた（「令和3年度介護報酬改定の主な事項について」に記載あり）のも大きかったです。
もともと膨大な事務作業で残業が常態化していたということもあり、紙ベースで書類管理することに課題を感じていました。スタッフの働きやすさを考えても計画書の作成から管理といった業務を効率化し、可能な限り残業を減らしたいとも思いました。
それで、直営店が導入を検討している資料等も参考にしながら、導入する介護ソフトを探し始めたんです。
「はやまる」導入をきっかけに全般的な業務改善を実現
―様々なソフトがある中で、特に「はやまる」に魅力を感じた点を伺えますか？
熊谷さん：まずは、電子署名に対応している点です。工数を削減したり、書類管理の手間を省いたりできるのは、業務のデジタル化を図るにあたり重要なポイントでした。
それと、他の事業者様も言われているように“コスト面”です。他の介護ソフトより安いというのもありますが、何より料金体系がシンプルなところが魅力的でした。
ご利用者様一人あたりの月額が明瞭で、ライセンス料やセットアップ料といった複雑な設定がなく導入のハードルが低く感じられました。料金プランを包み隠さずホームページに掲載してくれていたのもありがたかったです。(笑)
―「はやまる」導入後の効果/変化はいかがでしょうか？
熊谷さん：「はやまる」が全てだとは思わないですけども、これまで常態化していた残業が全くなくなりました。厳密に言うと社内研修で残ることもありますが、基本的には定時であがれています。
導入後の効果として、私たちにとっては「電子保存できること」がもっとも大きかったです。計画書を電子保存できるとなったことで、他の業務を見直すきっかけにもなったんですね。『これも業務改善できるんじゃないか』といった感じで、導入を契機に問題解決思考になれたように思います。有給取得率も100％を達成でき、事務作業が減った分、お互い気兼ねなく休みをとれるようにもなりました。
あと、昨年あった運営指導も特段大きな問題なくパスできました。従来ならご利用者様のファイルを持ち出して一つひとつ確認していた作業が、タブレットやパソコン1台あれば気軽にできるようになったので、準備がすごく楽でした。そのあたりもすごく恩恵を受けられたように思います。
わかりやすい料金体系と充実したサポート体制がおすすめ
―とても理解度が高く使われているなと感じているのですが、使い慣れるまでに大変なことはありましたか？
熊谷さん： いままでは各業務をエクセルで管理していたので、システム変更にあたり、正直なところ混乱はありました。例えば、計画書の書式が大きく変わったことで、作成するのに戸惑うことも多々ありました。
わからないことやトラブルがあった時には、遠慮なくカスタマーサービスに連絡させていただきました。いつもすぐに回答をもらうことができたので、そのお陰もあって、何とかシステム変更に対応することができたように思います。
タブレットは、直感的に操作できる感じだったので助かりました。幅広い年齢層のスタッフがいますが、使い方を何度か説明すればみんな使いこなせていましたよ。
―「はやまる」はどのような事業者様におすすめですか？
熊谷さん：介護ソフトの乗り換えをご検討されている事業者様もですけれども、一番は、新規でデイサービスを立ち上げる事業者様におすすめだと思います。
新規立ち上げとなると、事業が軌道に乗るまでシステム関連のことは優先度が低くなると思います。ただ、最初だからこそ、営業活動や職員教育等やるべきことがたくさんあって大変なんですよね。現場をうまく回さないと、スタッフになかなか定着してもらえないという事態に陥りがちです。
「はやまる」は導入コストを安く抑えられますし、立ち上げ間もない事業者様にとってすごく助かるシステムではないでしょうか。
また、各種加算取得に向けたアドバイス等、いろいろ相談にも乗ってくれます。サポート体制もあるので、わからないことを聞きながら、しっかりした体制を築いていけるといいかもしれませんね。