琵琶湖近くに建つ和モダンの建物が特徴的な「ぐらんしーるデイサービスセンター」は、滋賀県大津市で通所介護を提供しています。グループとしては、訪問看護ステーションや有料老人ホーム等の事業を幅広く展開しています。
今回は、書類業務をメインで担当する機能訓練指導員の梶原さんに、「はやまる」の操作感や利便性等についてお話を伺いました。以前別のデイサービスに勤務していた梶原さんは、ぐらんしーるデイサービスセンターに入社してから初めて介護ソフトを使用したと言います。「はやまる」について、どのような感想を持たれたのでしょうか。
転職してから初めて「はやまる」を利用
―まずは、御社の事業内容と梶原さんの担当業務を教えてください。
梶原さん：弊社は大阪府に本社があり、法人としては訪問看護・介護、有料老人ホーム等の事業を展開しています。私は、地域密着型通所介護を提供する「ぐらんしーるデイサービスセンター」で、機能訓練指導員として主に利用者様に対するリハビリ・ケアと、それに関連する書類作成を担当しています。
デイサービスは、レクリエーションの豊富さが特長です。
色とりどりの料理が楽しめるバイキングでは、普段よりもメニューを増やし、食べたいものを食べたい分だけ召し上がっていただいています。皆さんおかずをたくさん盛り付け、モリモリ食べられていますよ。笑
2日間に分けて行う夏祭りでは、射的や輪投げといった催しの内容を考えるところから楽しんでいます。
春や秋は、希望する方と一緒に桜や紅葉を見にドライブに行っています。現在は新型コロナウイルス感染症の流行がきっかけでイベントを中止したり、規模を縮小したりしていますが、感染対策を徹底しながら、利用者様が楽しめる機会を増やしていきたいです。
また、デイサービスには珍しく、ウォーターベッドがあります。接骨院に置かれているようなウォーターベッドで、毎日「やりたい」と多くの方からお声をいただく、一番人気の機器になっています。
―「はやまる」を導入したきっかけについて伺えますか？
梶原さん： 実は、入社した時点で、すでに「はやまる」が導入されていました。
私自身は、これまで他のデイサービスで勤務していたんです。そこは、半日型で機能訓練中心のデイサービスでしたが、各種計画書はエクセルやワードで作成していました。ぐらんしーるデイサービスセンターで働くようになり、初めて介護ソフトを使うようになったという感じです。
―以前勤務されていた事業所ではエクセル・ワードで管理していたとのことですが、当時は大変でしたか？
梶原さん：毎月ほとんど一から書類を作成していたので、書類業務はとても大変でした。
特に負担だったのは、書類作成の進捗管理です。例えば、個別機能訓練計画書を作成する時は、既存のデータをコピーしたり、利用者様の基本情報や目標等を書き換えたり、全般的にアナログな方法で行っていました。手入力しなければならない項目が非常に多かったので、書類作成に非常に時間がかかりました。
また、評価や保険証等の作成期限・有効期限もすべて目視で確認していたんです。期限が過ぎてしまわないよういつも気にかけたり、ミスがないか何度もチェックしたりするのは負担でしたね。
評価・目標を選択式で入力でき、考える負担が軽減
―「はやまる」をご利用されてからどのような変化がありましたか？
梶原さん： 「はやまる」は、書類作成に必要なデータをしっかり入力しないような仕組みになっています。入力データが不足している時に「どの項目に不備があるのか」わかるので、入力漏れを防いだり、不備を早く見つけたりでき本当に助かっています。以前までの書類管理と言えば、この方は作れている、この方は作れていないといった感じでした。けれども書類作成の負担が減ったことで、目標やプログラム等の内容に意識を向けやすくなったのです。
それから、評価・目標等の項目が選択式で入力できるようになったのも、業務の効率化に役立っています。手入力で行っていた頃は一から自分で考えて内容を考えていたので、「はやまる」に切り替わって考える時間がかなり短縮されました。
―ソフトを使いこなすまで最初は大変だったかと思いますが…
梶原さん：そうですね。介護ソフトを操作するのが初めてだったこともあり、使い慣れるまでにはやや時間がかかりました。私の場合は、前任の書類担当者に1～2ヵ月ほど付き添ってもらいながら操作方法を覚えていきました。
いまは、出勤時に毎回パソコンを開いてチェックするのがルーチンとなり、すごく使いやすい介護ソフトだと感じています。例えば、一度記録した情報はすべて保存されているので、情報の再入力等の手間が省けていろいろ管理しやすくなりました。
―機能訓練指導員の方などに向けておすすめのポイントはありますか？
梶原さん：たくさんある利用者様の情報を管理しやすいところです。先ほどの話と内容が少し重複しますが、デイサービスで行った評価等のほかにケアマネジャーからの情報等も残しておくことが可能です。必要な時に必要な情報を速やかに引き出せる、煩雑になりやすいデイサービスの書類業務を管理しやすいのは推していきたいポイントです。
「今日一日楽しかった」と思ってもらえるようなサービスを提供したい
―最後に、事業が継続されていくなかで梶原さんのお考えを伺えますか？
梶原さん：デイサービスは、多くの方と接するので、毎日いろいろなことが起こる場所だと思います。だからこそ、広い視野を持ち利用者様と対等の立場で、時には中間の立場で、その時々で最適なサービスを提供したいです。自分自身の活気を伝えることで「今日一日楽しかった」と思って帰っていただきたい、そういう風にいつも意識しながら働いています。
また方針として明確に決まっているわけではありませんが、看護師も在籍していますし、中重度の方でも利用していただきやすいよう体制を整えていきたいとも考えています。