社会福祉法人永寿荘は、“For The Community”をミッションに掲げ、介護・保育・福祉を3本柱にさまざまなサービスを展開しています。4店舗あるデイサービスでは、利用者様の意欲的で元気な暮らしを目指し、バラエティに富んだプログラムを提供しています。
そんなデイサービスでとりわけ課題となっていたのが、書類業務の負担と標準化です。『日々の現場業務で忙しいなか、書類の負担が大きくて』と話すのは、デイサービスの責任者を務める菅野さん。課題解決に向け「はやまる」を導入したということですが、どのような効果があったのかお話を伺いました。
現場が忙しいなか、書類業務が負担に
―御社の事業内容と菅野さんの担当業務を教えてください。
菅野さん：介護を軸に保育や福祉の事業を手がけています。新規事業というところでは配食やカフェといったフード事業、放課後デイ、福祉用具レンタルなども行っています。法人理念として“For The Community～地域を元気に笑顔をつなぐ～”を掲げ、地域の人の日々を豊かにするため、いろいろなサービスを展開しているのが私たちの特長です。
私は、デイサービスの責任者として主に店舗管理を担当しています。それと、順調に稼働している「デイサービスセンター扇の森」のモデルを他店舗で活かせるようノウハウを提供したり、マネジメントにも関わったりもしています。
―とても多岐に渡ってサービスを展開されているのですね！ 元々マネジメントする中で、どのようなお困りごとがあって「はやまる」をご検討されたのですか？
菅野さん：日々のタスクが多いなかで、書類業務をこなすことに課題がありました。忙しい現場業務を終え、送迎から戻ってきてようやく計画書を作成できるみたいな感じで。ルーチンワークとして、とても大変に感じていたんですね。
また、業務をしっかりマニュアル化できていない部分もありました。そのため、（法人内の異動等で）職員の入れ替わりがあると1から教えなければならず、効率が悪い状況でした。
あとは、職員の能力によって書類の内容や作成方法などに大きな差が出てしまっていたので、そうした点も改善したいと思っていました。
―他社の製品とは比較検討されましたか？
菅野さん：いろいろなところに話を聞きました。そのなかでコストや使い勝手などを比較してみて、私たちの抱えている問題を解決できると感じたのが「はやまる」でした。
「はやまる」はベストリハ（株）が提供しているサービスですけれど、事業者自らもデイサービス展開されているので、そういう安心感もありました。
業務の標準化・効率化に加え、事業所間での連携もスムーズになった
―導入後の効果を伺えますか？
菅野さん：まず、職員の業務負担が減りました。人にもよるんですけど、書類を作るのに利用者さん一人あたり10～15分ぐらい短縮された感じです。『次、これしてください』みたいに、次やるべきことを自然に導いてくれるところがすごくいいなと思っています。
また、やるべきことが明瞭なことで、誰がやっても同じ質を担保できるようにもなりました。「はやまる」を導入してからは、経験の浅い職員もばらつきなくアセスメントや書類作成できています。
それから、法人内の情報共有もスムーズになりましたね。各事業所でソフトを統一することで、「これどうすればいいんだっけ？」みたいなやり取りもできるようになりましたし、異動があってもスムーズに業務を行えるようになりました。
―10～15分の短縮は大きいですね。永寿荘様からはご導入後によくご質問をいただき深いところまでご活用をされているなと感じていたのですが、システムの移行までは苦労されたのでは無いですか？
菅野さん：そうですね、慣れるまではちょっと大変でした。
当法人では、「はやまる」を導入するにあたり、前もってスケジューリングを工夫しました。加算算定は基本的に3か月に1回のサイクルなので、そのサイクルに合わせてスタートするようにスケジュールを組んだのです。導入と同時に加算算定やそれに必要な評価を行う形にしたことで、現場の混乱を最小限にできたように感じています。
―もし、同じような課題を抱える事業者様がいたとして、菅野様にとってどのような部分がおすすめですか？
菅野さん：ひとつは機能的な部分です。選択式で入力していけば書類が作成できるので、業務がすごく楽になると思います。もうひとつはサポートです。各事業所からことあるごとにご連絡させていただいたのですが、とても丁寧に教えていただき非常に助かりました。この点に関しては逆にやりすぎではないかと恐縮してしまうくらいで、現場からするとありがたいです。
―ところで、今回の報酬改定で大きな影響はありましたか？
菅野さん：私たちのデイサービスは要介護の方が利用していることもあり、いまの段階では大きな影響はないです。
報酬改定に関連したところでは、4つあるデイサービスでLIFE関連加算の算定を全面スタートしました。取得できる加算は取得しサービスに還元して行こうというのが法人の方針です。
―なるほど。とても参考になります。ありがとうございます。
「扇の森モデル」で店舗数を増やしていきたい
―最後に、今後の事業展開について教えてください。
菅野さん：デイサービスや小規模多機能などの店舗数を増やし、体制を強化していきたいと考えています。デイサービスは扇の森をモデルケースに事業拡大していく形です。そうした計画を踏まえても、このような介護ソフトがないと実現が難しいのかなとも思います。
いずれにしても、地域にお住まいの方がいつまでも元気でいられるよう、より一層貢献していきたいですね。