有限会社ケービジネスは、広島県広島市で地域密着型通所介護を展開しています。家庭的で落ち着ける雰囲気の「デイサービスセンター まごころ」は、“まごころが通じ合う介護”をモットーに、20年にわたりご利用者様・ご家族様に寄り添うサービスを提供してきました。
まごころでは、①介護ソフトのコスト負担と、②複数ソフト使用による業務の非効率が課題となっていました。「はやまる」導入により、課題は解決されたのでしょうか。代表の加藤さんにお話していただきました。
コストダウンを主な目的に「はやまる」を導入
―はじめに、御社の事業内容と加藤さんの業務内容について教えてください。
加藤さん：広島県広島市で、地域密着型通所介護「デイサービスまごころ」を運営しています。名前の通り“まごころ”がモットーで、介護される人・介護する人がともに幸せになれるようなサービスを心がけています。
私自身は、経営者としてデイサービスの業務全般に携わっています。金融機関とやり取りすることもあれば、数値管理や人事の仕事をやったり、現場業務を行ったりとほとんど全部ですね。
―事業を展開される中でいろいろな課題があるかと思いますが、「はやまる」の導入に至った経緯を伺えますか？
加藤さん：一番は、費用面です。もともと別の介護ソフトを使っていたのですが、月々の利用料が高く、「少しでもコストダウンできないか」と思っていました。また、記録とレセプトを別々のソフトで管理していたので、それを一本化し、業務効率をあげたいという考えもありました。
「はやまる」を知ったのは、介護用品の展示会を主催する会社から紹介されたのがきっかけです。他にも何社か営業に来ていただいたのですが、やはり費用面がネックとなり、、、。ほとんど比較検討することなく、早々に「はやまる」の導入を決めました。
現場レベルでも業務時間の削減につながった 
―導入効果としては、どのようことがありましたでしょうか？
加藤さん：まずは、大幅にコストカットできました。これまで月々で数万円単位でかかっていたものが数千円単位になったので、それだけでも経営的に助かっています。
現場レベルでは、「記録とレセプトを照合する作業」がなくなり、全体的な業務量が減りました。記録から改めてレセプトに打ち込むことで、どうしても人為的なミスが起こっていたものですから。業務がシンプルに行えるようになったことに、非常にメリットを感じています。
月末に限って言えば、肌感覚で、1～2時間ほど業務時間が短縮しました。遅い時には21時くらいまでかかっていたのが、いまは19時にはまず間違いなく完了できるようになりました。
―システムの変更に苦労される事業者様もいらっしゃるのですが、加藤さんの店舗は、、、
加藤さん：慣れるまでには半年ぐらいかかるだろうと思っていたので、そういう意味では想定内でした。ただ、すべてのスタッフとなると、現状では「もう大丈夫」とは言えません。従来のソフトとは全く違う形になるので、みんなを巻き込みながら運用するには、やっぱり時間がかかっています。
私たちの事業所では、現場の人たちが操作しやすいよう、独自のマニュアルを作成しました。いまは公式マニュアルがあるようですが、私たちが契約した当時はそういったものがなかったんですよね。ですから、サポートの方に教えてもらったことを文書に起こしまして、その都度、スタッフで共有できるよう工夫しています。
―機能的に「便利だな」と思うところはありましたか？
加藤さん：記録から請求までを一気通貫でできるところが一番便利に感じています。
あと、まだ実働には至っていませんが、「はやまる」上でご家族とコミュニケーションできたらいいなと思っています。いまは、利用者さんの様子をご家族にチャットでお伝えする、といったようなサービスも出てきていますよね。「はやまる」も利用者さんやご家族が見られる建付けになっていると思うので、それもうまく使えないか、今後の活用方法を模索しています。
―同じような課題感を持たれる事業者様に、加藤さんが思う「はやまる」のおすすめポイントを教えてください。
加藤さん：個人的には、「シンプルかつコストを抑えたい」といった意向のある事業者にはぴったりの介護ソフトだと思っています。
記録を書く、加算を取得するなど、デイサービスを運営するのに必要最小限の機能が付いています。だからこそ安く利用できるのでしょうが、他社と比べると、コスト的にだいぶ優位性があるように感じています。
包括的に支援できるよう居宅にも挑戦したい
―最後に、可能な範囲で今後の展望について伺えますか？
加藤さん：一番は、居宅（居宅介護支援事業所）を開設したいと考えています。実は、私自身も一時期ケアマネジャーをやっていたんですね。半年ほどデイから離れ、別事業所でやる形だったのですが、結局デイの人員確保が難しくなり、居宅を休止せざるを得なくなったという経緯があります。ですから、「デイの人員確保ができるようなら」という注釈付きですが、もう一度居宅にチャレンジして、包括的にサービスを提供できればと思っています。
あとは、より質の高いケアを目指し、認知症加算の取得も検討しています。