公開日2022.02.08

デイサービスの送迎・ルート作成を効率化!「送迎システム」を導入するメリットや注意点とは?

身のまわり動作の介助やレクリエーションなど、さまざまな業務を抱え忙しいデイサービス。その要因のひとつが送迎・ルート作成であり、「新規利用者さんの送迎ルートが決められない」という現場の声をよく聞きます。送迎業務が忙しければ、利用者のケアに費やせる時間や労力が減り、ケアの質が下がってしまいます。そうした現状を改善するために、近年では、デイサービスの送迎・ルート作成を支援するさまざまな「送迎システム」が登場しています。ここでは、デイサービスの送迎業務の問題点を説明するとともに、送迎システムを導入するメリットや注意点についてお伝えします。

送迎業務は、職員の業務負担となっている

2016年に経済産業省がまとめた「将来の介護需要に即した介護サービス提供に関する研究会 報告書」によれば、調査対象のデイサービスにおける業務のうち、1日の約3割を送迎が占めており、職員がもっとも負担に感じている業務が送迎となっています。

デイサービスにおける業務負担割合グラフ

(参照元 経済産業省|将来の介護需要に即した介護サービス提供に関する研究会 報告書(一部改変)

デイサービスにおける利用者の送迎は、主に次の3つのステップでおこなわれます。

①曜日ごとに、利用者を把握する
②送迎ルートを作成する
③利用者を送迎する

ここで問題となるのが、実際の送迎業務には、イレギュラーなトラブルがつきものということです。例えば、新規や振替の利用者がいれば、送迎ルートを組み替えなければなりません。また、道路が混雑していたり急変の利用者がいたりした場合は、ほかの職員が送迎を代行する必要も出てきます。そのほかにも、送迎ルート作成には、利用者宅周囲の道路幅や車いすの利用者の人数などを考慮することが不可欠です。このように、一口に「送迎」と言っても、現場の業務負担は管理者が想像している以上に大きいものです。言い換えれば、送迎業務の負担を減らすことができれば、職員の働きやすさや利用者に対するケアの手厚さの向上につながります。となれば、さらなる利用者の獲得やデイサービスの事業拡大も期待できるでしょう。

デイサービスにおける送迎・ルート作成を支援する「送迎システム」

デイサービスの送迎業務の負担を理解したところで、つづいては、送迎システムを導入するメリットや注意点を紹介します。

送迎システムとは?

送迎システムとは、デイサービスにおける送迎・ルート作成を支援する介護ソフトのことです。利用者宅の住所や発着時間・送迎車の車種などを入力することで、ソフトが利用者の送迎ルートを自動作成。マンパワー不足が危惧される介護分野においては、職員の業務効率を向上するICT機器として活用が期待されています。近年は、デイサービスの送迎・ルート作成を支援するために、各企業からさまざまな機能のある送迎システムが販売されています。

送迎システムイメージ

(写真は、当社販売の送迎システム「はやまる送迎」の管理画面)

送迎システムを導入するメリット

デイサービスで送迎システムを導入するメリットは、主に4つあります。

①送迎ルート作成の手間や時間を削減できる
送迎システムは、利用者宅の住所や送迎指定時間・車いすの有無といった基本情報を入力すれば、送迎ルートを自動作成することができます。利用者ごとに異なる制約条件が多くても、早く正確に送迎ルートを確定。若手やベテラン職員を問わず、送迎ルート作成にかかる手間や時間を削減できるのです。

②経験が浅いドライバーもスムーズに送迎できる
送迎システムで使用するタブレットやスマートフォンの画面には、利用者宅までのルートや送迎時の注意事項が表示されます。送迎ドライバーとしての経験が浅かったり、臨時で送迎を依頼された職員であったりすると、「交通事故や介護事故を起こさず送迎できるか」という気持ちから不注意になりがちですが。ルートや注意事項が視覚で理解できれば、運転に集中しやすく、丁寧に利用者を送迎できるでしょう。

③送迎状況がリアルタイムで把握できる
「まだ送迎車が来ない」という利用者からのクレームは、デイサービスでは、よく見られるトラブルです。しかしながら、クレームを受けたところで送迎ドライバーと連絡を取り合うのは難しいもの。運転中であれば、電話やメールに応答できません。
送迎システムの良いところは、送迎ドライバーと直接連絡がとれなくてもリアルタイムで送迎状況を把握できるところです。送迎車がルートのどのあたりを走行しているのか施設側が自由に確認できるので、予定到着時刻に遅れてしまった場合にも、利用者に送迎状況を早く正確に伝えることができます。

④利用者に手厚いケアを提供しやすくなる
送迎業務が円滑におこなえるようになり、職員の負担が軽減すれば、利用者に対して手厚いケアが提供しやすくなります。例えば、身のまわり動作の介助に時間をかけたり、レクリエーションの内容を充実させたり、イベントを催したりするなど。現場の介護職員としては、時間に余裕ができれば、直接的に利用者と関わるサービスに力を入れることができます。

送迎システム導入時の注意点

送迎システム導入に伴い、管理者としては、注意点も理解しておくことが大切です。送迎システム導入時の主な注意点は、次の2つです。

①タブレットやスマートフォンになじみがない職員には使いにくい
デイサービスの送迎ドライバーには、60代以上の方も少なくありません。高齢になるほど、タブレットやスマートフォンの操作になじみがないもの。経済産業省の「令和2年通信利用動向調査の結果」によれば、スマートフォンの保有率は60~69歳で67.4%、70~79歳で38.3%となっています。優れた機能を有しているからといって、管理者が一方的にシステムを導入してしまうと、「現場のドライバーがうまく活用できない」という事態になる可能性があります。そうした事態を防ぐには、ドライバーに丁寧な説明をしたり、研修機会を設けたりしてから、送迎システムを導入しましょう。

②運転中に操作・画面注視すると罰則の対象になる
道路交通法第71条では、運転中にスマートフォンなどの通信機器を操作または画面注視することを禁止しています。これは、デイサービスの送迎中も例外ではありません。管理者としては、送迎ドライバーが違反しないように、送迎システムについて事業所内でのルールづくりや教育・研修を徹底することが重要です。

送迎ルート作成者・ドライバーの状況を踏まえて、送迎システム導入を検討する

送迎システムを導入した事例紹介

実際に、送迎システムを導入したデイサービスでは、どのような効果があったのでしょうか?ここからは、送迎システムの導入事例を2つ紹介します。

【A社・送迎ルート作成にかかる時間短縮を目的にシステムを導入】
登録利用者が100名以上を誇るA社では、毎日の送迎ルート作成に1時間以上を要しており、送迎業務の負担が課題となっていました。送迎ルートを作成しているのは、デイサービスの管理者とベテラン職員の2名。頭のなかにある利用者情報を頼りに、毎日送迎ルートを一から作成していたことが、時間がかかる原因でした。そこで、送迎ルート作成にかかる時間短縮を目的に送迎システムを導入。パソコンの画面上に利用者宅の住所を入力すれば、自動でルートを地図で表示できるようになったこともあり、送迎ルート作成の大幅な時間短縮ができました。もともと、管理者とベテラン職員が送迎ルートを作成していたため、システムを導入したことで、マネジメント業務にも時間を使いやすくなったと言います。

【B社・利用者増加に伴う送迎ミスの削減や防止を目的にシステムを導入】
地方でデイサービスを運営するB社では、1日の利用者が20名弱、複数台の車両を使って送迎をおこなっていました。ところが、利用者の人数が増えるに伴い、送迎の到着予定時間に遅れたり、キャンセルなどの突発的な事態への対応が難しくなったりといったトラブルが頻繁に起こるようになったのです。そうした送迎ミスの削減や防止を目的に、B社では、デイサービスに送迎システムを導入しました。送迎システムを導入してからは、キャンセルが出ても瞬時にドライバーと情報を共有したり、ドライバーと連絡がつかなくても送迎状況を確認したりできるようになったほか。送迎が遅れる場合も、利用者に正確な状況や到着時刻の説明がおこないやすくなりました。

送迎業務の負担を軽減し、ケアの質向上を

デイサービス業務の約3割を占める送迎・ルート作成は、職員が負担を感じている業務のひとつです。送迎業務に手間や時間がかかりすぎれば、送迎・ルート作成すること自体が目的となり、肝心の利用者に対する直接的なケアが手薄になってしまうということも。ケアの質を向上するためには、管理者としては、できる限り送迎・ルート作成の負担を軽減することが大切です。
近年、送迎ルートを自動作成できるシステムが数多く販売されています。この機会に、送迎システム導入を検討し、職員の業務負担軽減を図ってみてはいかがでしょうか?

デイサービスを展開するベストリハが現場目線で作成!「はやまる送迎」

当社では、デイサービスにおける送迎・ルート作成をシステムとして、「はやまる送迎」を販売しております。毎日200台以上の送迎車を運行している当社が現場目線で作成した「はやまる送迎」は、送迎ルートの自動作成やリアルタイムの送迎状況の把握・利用者ごとの注意事項の表示といった機能を持ち、送迎業務の無理・無駄を徹底的に省きます。実際に導入していただいた企業様からは、「30分以上かかっていたルート作成が10分程度でできるようになった」「送迎以外の業務や利用者様のケアに時間を当てられるようになった」という声をいただいております。(関連記事:「はやまる送迎」を店舗で使ってみた! スタッフの反応は?))
デモやヒアリングに対応いたしますので、デイサービス送迎の業務負担に困っていたり、送迎システムに興味をお持ちであったりする管理者様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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