近年、デイサービスの業務をサポートするさまざまな介護ソフトが販売されています。数多くある介護ソフトのなかで、どの商品を選ぶべきか。悩んでいる管理者様も多いのではないでしょうか？
社では、デイサービス向けの介護ソフトとして、「はやまる」を販売しています。計画書作成等の業務を支援する「はやまる」は、お陰さまで500箇所以上の介護事業所様にご利用いただき、管理者・現場スタッフの皆さまから、大変ご好評をいただいております。
そこで今回は、デイサービス向け介護ソフトの機能を説明するとともに、「はやまる」の特徴についてご紹介します。
デイサービス向け介護ソフトの機能
さまざまな商品が販売されているデイサービス向け介護ソフトですが、搭載している機能は、大きく次の5つに分類されます。
① 請求処理
請求処理は、国民健康保険団体連合会（国保連）や利用者に対して、介護サービス費を請求する機能です。日々の実績記録から、「介護給付費請求書」や「介護給付費明細書」を自動で記入してくれるため、請求業務の効率がアップします。
② 勤怠管理
勤怠管理は、職員のシフト作成やタイムカードの打刻・集計を一括しておこなえる機能です。シフトを自動作成できるほか、交代制勤務や複数回の打刻などにも対応しており、管理者のシフト作成・集計をしっかりサポートします。
③ 記録作成
記録作成は、介護士・看護師といった現場職員の事務作業をサポートする機能です。利用者の日々の記録やバイタルなどがタブレットやパソコンで入力が可能。記録時間の短縮はもちろん、データにすることで、他職種との情報交換もおこないやすくなります。
④ 計画書作成
計画書作成は、「通所介護計画書」や「個別機能訓練計画書」といった、介護サービスを提供する上で必要な計画書を作成する機能です。質問形式やチェックリスト形式で入力ができるため、計画書作成にかかる時間や労力を大幅に削減することができます。
⑤ 送迎管理
送迎管理は、デイサービスの送迎時間やルートを管理する介護ソフトの機能です。手間がかかりがちな送迎ルートを自動生成でき、業務経験が浅い方でも送迎表の作成を簡便におこなえるようになります。
以上が、デイサービス向け介護ソフトに搭載している機能の代表例です。介護ソフトにより、複数の機能を搭載している商品もあれば、ひとつの機能に特化したものもあります。
介護ソフトを選ぶ時は、どれが業務改善に役立つか、事業所の実態に合う商品を選ぶことが大切です。
介護ソフトを導入するメリット・デメリット
介護ソフトの導入は、事業所にどのような影響をもたらすのでしょうか？つづいては、介護ソフトを導入するメリット・デメリットについてお伝えします。
メリット
① 書類業務の負担が減る
もっとも大きなメリットは、介護士・看護師といった現場職員の書類業務の負担が減ることです。従来の手書きによる書類業務では、同じような内容であっても利用者ごとに一から記載したり、記載ミスがあっても訂正しにくかったりして、記録や計画書作成に多くの時間と労力が必要でした。介護ソフトを利用すれば、記載内容を転記したり修正したりすることが容易になり、現場職員の負担を減らすことができます。
② 情報共有がしやすくなる
パソコン・タブレット・スマートフォンに介護ソフトを搭載すれば、利用者宅への訪問中やカンファレンス中など、場所を問わずに記録や計画書が閲覧できます。
デイサービスの現場では、シフトが合わなかったり、頻繁に外出したりして、職員同士のコミュニケーションが困難であるケースが少なくありません。職員同士のコミュニケーションをサポートし、情報共有がしやすくなるのも、介護ソフトのメリットです。
③ ケアの質が向上する
書類業務の負担が減ったり、情報共有したりしやすくなれば、利用者に対するケアの質が向上します。介護士や看護師といった現場職員としては、削減できた書類業務の時間を、レクリエーションや処置などに費やせます。また、ケアの目標や方針・方法を共通認識すれば、一貫性のあるサービスが提供でき、利用者の生活能力維持・向上をサポートしやすくなります。
デメリット
① 導入・維持にコストがかかる
護ソフトは、導入・維持にコストがかかります。導入・維持費はどのような介護ソフトを利用するかで変わってきますが、事業所としては、初期投資が欠かせません。「導入したのはいいもの、効果的に使えていない」といったトラブルを防ぐためにも、どのような業務改善を現場が求めているか、しっかりと検討した上で、事業所のニーズに合った商品を選びましょう。
② 不慣れな職員もいる
デイサービスの職員のなかには、デジタル機器に不慣れ方も少なくありません。そうした職員からすれば、よく知らない新しいシステムよりも、慣れ親しんだアナログの方法のほうが便利に思えてしまうものです。
新しいシステムを、全ての職員に快く使用してもらうためには、管理者として、介護ソフトを導入する前にメリットや使い方を啓蒙することも必要です。また、導入後も、介護ソフトの活用を定着させるために、勉強会を開催したり、相談窓口をつくったりするのもおすすめです。
「はやまる」とは？
デイサービスをはじめとした介護施設を運営する当社が、現場の声をもとに開発したデイサービス向け介護ソフトです。
「はやまる」の機能
“現場の使いやすさ”にこだわって開発した「はやまる」には、主に次のような機能を搭載しています。
① 計画書作成
「はやまる」は、通所介護計画書や個別機能訓練計画書をはじめ、11種類の計画書作成に対応しています。専用タブレットを使用し、利用者様へのヒアリング形式で約7割を自動生成。手間やミスを減らし、現場の書類業務をバックアップします。
② 加算取得サポート
コンプライアンスを遵守したサービスの提供ができるように、入力・登録漏れを警告するアラート機能を搭載。職員のミス防止に加え、加算の取得漏れを減らすことで、収益が安定するようサポートします。
③ リハビリ方針の提案
他社様の介護ソフトとの大きな違いは、入力した個人情報をもとに、利用者様に合う運動プログラムを自動提案できることです。効果的なリハビリを提供できるように、ビッグデータに基づく運動プログラムを提案します。
④ 自宅訓練の管理
「はやまる」は、利用者様ごとの自宅訓練メニューを作成することも可能です。デイサービスでのリハビリに加え、自宅における運動量を確保することで、生活能力維持・向上や要介護度の改善が図れます。
⑤ 電子署名
電子署名を採用することで、各種サインをペーパーレス化。膨大な計画書をデジタルにすることで、管理の手間や保管場所の削減ができます。
「はやまる」を導入した事業者様の感想
2022年3月時点で、「はやまる」は、500以上の介護事業者様にご利用いただいております。事業所の管理者様からは、「計画書を作成する手間が減った」「業務の進捗管理が楽になった」という感想をいただいております。また、現場の職員様からは、「計画書作成の時間が減り利用者さんと話す時間が増えた」という声も。
いずれにしても、「はやまる」を導入した介護事業者様では、管理者・職員様の業務負担が軽減し、ケアに費やせる時間と労力が増やせているようです。
業務改革が求められるデイサービスの現場
近年、デイサービスの現場では、業務の効率化や職員の負担軽減が求められています。将来的な介護人材の不足を見据えると、どの事業所でも、介護ソフト等による業務改革が必要と言えるでしょう。
とはいえ、闇雲に介護ソフトを導入しても、業務改革につながるとは限りません。管理者としては、職員の声を聞き、現場の問題解決につながる商品を選ぶことが大切です。
どのような業務に支障があるか。まずは、職員とコミュニケーションを図り、その上で、必要な介護ソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
無料デモ・ヒアリングを随時受付！
当社では、今回ご紹介した「はやまる」の無料デモ・ヒアリングを随時受け付けています。お問い合わせいただければ、実際にタブレットの操作を体感していただけます。オンラインでの対応もしておりますので、ご興味をお持ちの管理者様は、お気軽にお問い合わせください。